Automatisierte Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen
Die webbasierte Lösung FibuNet webIC macht Schluss mit dem aufwändigen manuellen Erfassen und Bearbeiten eingehender Rechnungen.
Der gesamte Rechnungsworkflow wird automatisiert und über alle Stufen optimiert. Dies spart Zeit und Geld, verbessert die Kontrollfähigkeit und erhöht die Datengenauigkeit im gesamten Unternehmen. Gleich- zeitig können gesetzliche Auflagen besser eingehalten werden.
FibuNet webIC ist eine lohnenswerte Investition, die sich häufig bereits nach wenigen Monaten amortisiert.
Digitale Bearbeitung spart Zeit und Kosten
Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen digital verfügbar. Dies sichert einen schnellen Zugriff auf Daten, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen.
Für das automatisierte Auslesen buchungsrelevanter Rechnungsdaten gibt es mehrere Optionen. Bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format erfolgt dies bereits ohne OCR-Tools vollständig und sicher.
Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben.
Für jede Rechnung kann sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden. Beispielsweise für einen Lieferanten der Grund für die Nichtfreigabe einer Rechnung.
Direkte Übernahme elektronischer Rechnungen
Alternativ zum Scannen können elektronische Rechnungen mit Hilfe des FibuNet MailCollector im PDF- Format direkt übernommen werden.
Das webIC-Tool Smart-Archiv-Client übernimmt dabei eine E-Mail mit dem angehängten PDF automatisch aus einem definierten Postfach (z.B. rechnung@musterfirma.de) und stellt sie dem webIC zur Verfügung. Die buchungsrelevanten Rechnungsdaten werden in die dafür vorgesehenen Felder zur weiteren Bearbeitung übertragen und das dazugehörige Rechnungsbild wird übernommen.
Die Eingangs-E-Mail wird schließlich zusammen mit dem originalen PDF im webIC als nicht löschbares Dokument zur Rechnung archiviert.
Effiziente Steuerung der Rechnungsbearbeitung
Rechnungen werden digital in den Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt.
Innerhalb des integrierten Workflows können berechtigte Benutzer Rechnungen in einem Vorgang prüfen und kontieren.
Umfassende Warn- und Kontroll- Funktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess.
Kontierungen werden am Ende des Prozesses einschließlich digitalisierter Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge, in die Buchhaltung übernommen.
Durchgängig integrierter Workflow
Der digitale Workflow zieht sich bis zur automatischen Übergabe der Datensätze vom Rechnungseingangsbuch in die Finanzbuchhaltung durch.
Manuelle Übertragungsfehler und unnötige Mehrfacherfassungen werden so vermieden.
Mit Hilfe eines grafischen Workflow- Designers sind die Workflows konfigurierbar (siehe Abbildung). Selbst komplexe Abläufe lassen sich auf einfache Art und Weise individuell einbinden und konfigurieren.
Wir liefern für unsere Autohauskunden einen vorgefertigten workflow für deren spezielle Belange mit aus. Dieser kann jederzeit den individuellen Bedürfnissen angepasst werden.
Nutzen bei der digitalisierten Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen:
Hoher Return on Investment
FibuNet webIC ist eine lohnenswerte Investition, die sich in vielen Fällen innerhalb weniger Monate amortisiert.
Die Bearbeitungskosten für die Eingangsrechnungen lassen sich mit Hilfe des FibuNet webIC nachweislich um über 50% senken.
Die Einsparungsmöglichkeiten, Effizienzsteigerungen und Verbesserungen durch den Einsatz des FibuNet webIC werden im Folgenden näher erläutert.
Produktivitätssteigerung durch Zeitgewinn
Der Rechnungsworkflow wird umfassend automatisiert und manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert. Alle Rechnungen sind im Unternehmen digital verfügbar. Dies sichert einen schnellen Zugriff auf Daten ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen.
Geringere Verwaltungskosten
Die Doppelerfassung von Rechnungen wird verhindert. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, abfragen, bearbeiten und freigeben. So entsteht ein effizienter, reibungsloser Ablauf.
Vorerfassung und Kontierung von Rechnungen kann durch Mitarbeiter erfolgen, die über kein spezielles Buchhaltungs Know- how verfügen.
Skontomöglichkeiten und Vorsteuerabzug umfassend nutzbar
Über Eskalationsmeldungen im Prüfprozess wird die Einhaltung von Skontofristen überwacht. Skontoverluste werden so vermieden.
Rechnungen bleiben nicht mehr liegen, Mahngebühren werden erheblich reduziert.
Durch die Beschleunigung des Prüfungsprozesses und die zeitnahe Buchung der Rechnungen ist auch der Vorsteuerabzug umfassend nutzbar.
Daraus resultiert eine Zinsersparnis und ein höherer Liquiditätsspielraum.
Zeitnahe und genaue Liquiditätsplanung
Das FibuNet webIC liefert unmittelbar nach Erfassung genaue Daten aus den vorliegenden Rechnungen. Bereits erfasste, aber noch nicht gebuchte Rechnungen können dadurch auf einfache Art und Weise in die Liquiditätsplanung mit einbezo- gen werden.
Frühzeitiger Monats-/ Jahresabschluss mit vollständigen Rechnungsdaten
Rechnungen, die sich noch im Prüfungsprozess befinden, können für den Monatsabschluss kalkulatorisch berücksichtigt wer- den.
Die mühsame Recherche der Buchhaltungsmitarbeiter bei den Fachabteilungen entfällt.
Für den Jahresabschluss können die notwendigen Abgrenzungsbuchungen über das FibuNet webIC schnell und einfach ermittelt werden.
Höhere Transparenz, bessere Auskunftsfähigkeit und Imagegewinn
Bei Nutzung des FibuNet webIC kann für jede Rechnung sofort der Bearbeitungsstand ermittelt und einem Lieferanten der Grund für die Nichtfreigabe einer Rechnung mitgeteilt werden.
Nutzen bei der digitalisierten Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen
Erhöhte Datengenauigkeit
Durch das Einscannen von Rechnungen in Verbindung mit der OCR-Erkennung der Rechnungsdaten werden Eingabefehler vermieden. Dies gilt auch für das Auslesen im ZUGFeRD-Format.
Prüfung und Kontierung können in einem Vorgang erledigt werden.
Gegenkontovorgaben einschließlich der Kontierung der Kostenrechnung werden automatisch aus den FibuNet-Vorgaben übernommen.
Hierdurch werden Kontierungsfehler minimiert.
Einhaltung interner Vorschriften
FibuNet webIC unterstützt die Einhaltung interner Vorschriften des internen Kontrollsystems (IKS). Dies kann beispielsweise sein: Transparenz, Vier-Augen- Prinzip, Funktionstrennung.
Strukturierte Arbeitsweise
Klare Definition von Abläufen und Prozessen über den Workflow. Jeder Mitarbeiter kann in den für ihn zugelassenen Workflow-Schritten genau die Informationen erfassen bzw. genau die Tätigkeit ausüben, die in dem jeweiligen Schritt vorgesehen ist.
Formelle Prüfung
Gem. § 14 UStG (Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer) und § 33 UStDV (Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00). Die formelle Prüfung kann im webIC als Bedingung für die weitere Bearbeitung hinterlegt werden. Formfehler auf Eingangsrechnungen können dadurch erheblich reduziert werden.
Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Auflagen
GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung): zum Beispiel Richtigkeit, Klarheit, Vollständigkeit
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): Behandlung aufbewahrungspflichtiger Daten und Belege in elektronischen Buchführungssystemen.
Die formelle Prüfung gem. § 14 UStG wird durch den Einsatz der OCR-Erkennung automatisiert. Formfehler, die zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen können, werden so gut wie ausgeschlossen.
Verhinderung von Kompetenzüberschreitung
Durch die im Workflow hinterlegten automatischen Abläufe hat der User keinen Einfluss auf den Weg der Rechnung. So kann zum Beispiel eine Betragsprüfung dafür sorgen, dass die Rechnung automatisch an einen Vorgesetzten weitergeleitet wird.
Protokollierung/ Nachvollziehbarkeit
Alle Feldänderungen werden mit altem und neuem Feldinhalt protokolliert.
Freigaben: Alle Freigaben/Workflow-Schritte werden protokolliert. User, Datum und Zeit werden automatisch bei jeder Datenänderung hinterlegt.
Bidirektionale Schnittstelle zur Fibu
Die Stammdaten der Lieferanten, Sachkonten, Kostenstellen und -träger werden zwischen der FibuNet Finanzbuchhaltung und dem FibuNet webIC automatisch abgeglichen.
Dabei werden Plausibilitäten für die Kontierung im FibuNet webIC berücksichtigt.
Der fertige Buchungssatz wird am Ende des Workflows an die Finanzbuchhaltung per Knopf- druck übergeben, inklusive aller Bemerkungen.
Aus der Finanzbuchhaltung kann über den Buchungssatz jeder Rechnungsbeleg per Knopfdruck wieder angezeigt werden.